送付状とは、書類を送付する際に同封する挨拶状のことです。
履歴書や契約書、見積書などのビジネス書類を送るときは、送付状を添えるのがビジネスマナーとされています。
送付状には、誰が、いつ、何を送ったのかを明確にする役割があります。
本記事では、そのまま使える送付状の無料テンプレートをWord・PDF形式で配布しています。
テンプレートの内容
このテンプレートには、日付、宛先、差出人情報、前文、書類一覧の表、結語までの一式が含まれています。
Word形式で作成しているため、パソコンで文字を入力してそのまま印刷できます。
書類名と部数を記入できる表がついているので、複数の書類をまとめて送る場合にも対応できます。
使い方
まずテンプレートをダウンロードし、Wordで開いてください。
〔〕で囲まれた部分に、宛先の会社名やご自身の氏名、住所などを入力します。
「記」の下にある表に、送付する書類名と部数を記入してください。
最後に日付を入力すれば完成です。
書き方の注意点
宛先の会社名は、正式名称で記載しましょう。
株式会社を(株)と省略するのはマナー違反とされています。
個人宛には「様」、会社や部署宛には「御中」を使い分けます。
印刷する前に、誤字脱字がないか必ず見直してください。
よくある質問
Q. 送付状は手書きでも良いですか。
A. 手書きでも問題ありませんが、パソコンで作成したほうが読みやすく修正もしやすいためおすすめです。
Q. 送付状は封筒のどこに入れればよいですか。
A. 送付状が一番上になるように重ね、他の書類と一緒に封筒へ入れます。
まとめ
このテンプレートは履歴書の送付だけでなく、契約書や見積書などさまざまな書類の送付にも使えます。
テンプレートは無料でダウンロードでき、商用利用も可能です。
ぜひダウンロードしてご活用ください。
印刷・保存のポイント
作成した送付状は、PDFに変換して保存しておくと、後から内容を確認したいときに便利です。
印刷する際は、白色のA4用紙を使うと、他の書類と並べたときに統一感が出ます。
送付状のみ複数枚必要になる場合は、あらかじめ数枚多く印刷しておくと安心です。
アレンジ方法
会社のロゴマークを入れたい場合は、Wordの挿入機能から画像を追加できます。
フォントを游ゴシックに変更すると、より柔らかい印象に仕上がります。
行間や余白を調整すれば、1枚に収まりきらない場合の微調整も簡単です。
テンプレートのダウンロード
▼テンプレート(Word)はこちらからダウンロードできます。
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