発注書は、商品やサービスを正式に注文するときに、発注する側が相手に渡す書類です。
このページでは、金額が自動で計算される発注書のExcelテンプレートを無料で配布しています。
書き方や記載事項、取適法（旧下請法）で注意したい点もあわせて解説します。
発注書テンプレート(Excel)の特長
- 数量と単価を入れると、金額・小計・消費税・合計を自動計算
- 合計金額を上部の「ご発注金額」欄に自動表示
- 件名・納期・納品場所・支払条件の欄つき
- 明細は12行まで入力できるA4縦1枚のレイアウト
発注書とは
発注書は、注文の内容や条件を書面で伝え、取引の内容を明確にするための書類です。
口頭やメールだけで注文すると、数量や金額、納期の認識違いが起こりやすくなります。
発注書を発行しておけば、後からトラブルになったときの証拠にもなります。
注文書との違い
発注書と注文書は、どちらも注文の意思を伝える書類で、基本的に同じ意味で使われます。
受注した側が注文を受けたことを伝えるために返す書類は、注文請書（受注書）と呼ばれます。
発注書に書く項目
| 項目 | 書き方 |
|---|---|
| 発注番号・発注日 | 管理しやすいよう番号を付け、発注した日付を書く |
| 宛先 | 発注先の会社名を正式名称で書く（会社宛ては「御中」） |
| 発注者情報 | 自社の住所・会社名・担当者・連絡先を書く |
| 件名 | 何の発注かがわかる件名を書く |
| 明細 | 品名・仕様、数量、単位、単価、金額を書く |
| 納期・納品場所 | いつ、どこに納めてもらうかを具体的に書く |
| 支払条件 | 締め日・支払日・支払方法を書く |
| 備考 | 検収方法や請求書の送付先など、補足事項を書く |
取適法（旧下請法）で求められる明示事項
2026年1月1日に、下請法が改正されて「中小受託取引適正化法」（取適法）になりました。
対象となる取引では、委託事業者は発注のときに、取引の内容をただちに書面や電子的な方法で明示する必要があります。
- 委託事業者と中小受託事業者の名称
- 委託をした日
- 給付の内容（何を作ってもらう・してもらうか）
- 納期（受領する期日）と受領場所
- 検査をする場合は検査完了の期日
- 代金の額と支払期日・支払方法
改正により、資本金の基準に加えて従業員数の基準が設けられ、対象となる取引が広がりました。
また、手形による支払いが禁止され、代金は受領日から60日以内のできるだけ短い期間で支払う必要があります。
対象かどうかや細かな要件は、公正取引委員会・中小企業庁の資料で確認しましょう。
フリーランスに業務を委託する場合は、フリーランス・事業者間取引適正化等法により、業務の内容や報酬額などを明示することが求められます。
発注書テンプレートの使い方
1. 宛先と発注者情報を入力する
発注番号、発注日、発注先の会社名を入力し、右側に自社の情報を入力します。
2. 件名と取引条件を入力する
件名、納期、納品場所、支払条件を入力します。
「詳細は別途」のようなあいまいな書き方は避け、決まっている内容を具体的に書きましょう。
3. 明細を入力して金額を確認する
品名・数量・単位・単価を入力すると、金額と合計が自動で計算されます。
消費税率は小計の下の欄で変更できます。
よくある質問
Q. 発注書に印鑑は必要ですか。
A. 法律上の義務はありませんが、社内のルールや取引先の慣習にあわせて押印することが多いです。
Q. 発注書はメールやPDFで送ってもよいですか。
A. PDFなどの電子データで送ることもできます。
取適法の対象取引でも、電子的な方法による明示が認められています。
Q. 発注書はいつまで保存すればよいですか。
A. 法人は原則7年間保存します。
取適法の対象取引では、取引の記録を作成して2年間保存する義務もあります。
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まとめ
発注書は、注文の内容と条件を明確にして、取引のトラブルを防ぐための書類です。
取適法の対象になる取引では、必要な事項を発注時にきちんと明示しましょう。
テンプレートを使えば、金額の計算ミスを防ぎながら発注書を作成できます。
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