タイムカードは、従業員が何時に出勤して何時に退勤したかを記録するための書類です。
このページでは、出勤・退勤の時刻を入れるだけで勤務時間と残業時間を自動計算できる、タイムカードのExcelテンプレートを無料で配布しています。
勤怠を記録するときのルールや、保存期間もあわせて解説します。
タイムカードテンプレート(Excel)の特長
- 年と月を入力すると、日付と曜日が自動で切り替わる
- 出勤・退勤・休憩を入れると、実働時間を自動計算
- 所定労働時間を超えた分を残業時間として自動計算
- 22:00〜翌6:00のような日をまたぐ勤務にも対応
- 実働時間・残業時間・出勤日数の月合計を自動集計（A4縦1枚）
タイムカードの使い方
1. 年月・氏名・所定労働時間を入力する
最初に年と月、氏名、所属を入力します。
所定労働時間には、会社で決められている1日の労働時間（例：8:00）を入力してください。
2. 毎日の出勤・退勤・休憩を入力する
出勤と退勤は「9:00」のように時刻で入力します。
休憩は「1:00」のように時間で入力すると、実働時間から自動で差し引かれます。
3. 月末に合計を確認する
表の下に、実働時間と残業時間の合計、出勤日数が表示されます。
内容を確認したら、本人と確認者の欄に押印して保管しましょう。
勤怠を記録するときのルール
労働時間は客観的な方法で記録する
会社には、従業員の労働時間を適正に把握する責任があります。
厚生労働省のガイドラインでは、タイムカードやパソコンの使用時間の記録など、客観的な方法で始業・終業の時刻を確認することが原則とされています。
休憩時間の決まり
| 労働時間 | 必要な休憩時間 |
|---|---|
| 6時間以下 | なくてもよい |
| 6時間を超え8時間以下 | 少なくとも45分 |
| 8時間を超える | 少なくとも1時間 |
残業と割増賃金
法定労働時間（原則1日8時間・週40時間）を超えて働いた時間には、25%以上の割増賃金が必要です。
また、22時から翌5時までの深夜労働にも25%以上の割増賃金が必要になります。
テンプレートの残業時間は所定労働時間を超えた分を計算しているので、深夜や休日の割増区分は別に確認してください。
タイムカードの保存期間
タイムカードなどの労働時間の記録は、労働基準法第109条により原則5年間保存する必要があります。
ただし、経過措置として当分の間は3年間の保存でよいとされています。
退職した従業員の記録も対象になるので、まとめて保管しておきましょう。
よくある質問
Q. 休憩時間が日によって違う場合はどうすればよいですか。
A. その日の休憩時間を休憩欄に入力すれば、日ごとに正しく計算されます。
Q. 実働時間が「####」と表示されます。
A. 列の幅が足りない場合に表示されます。
列の幅を広げると時間が表示されます。
Q. 複数の従業員を管理できますか。
A. シートをコピーして、1人1シートで管理してください。
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まとめ
タイムカードは、従業員の労働時間を正しく把握し、給与計算や残業管理に役立てるための記録です。
休憩時間や割増賃金のルールを押さえ、記録は原則5年間（当分の間は3年間）保存しましょう。
テンプレートを使えば、勤務時間と残業時間をかんたんに集計できます。
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