シフト表は、スタッフの勤務日や勤務時間帯を一覧にまとめた表です。
このページでは、年月を入れるだけで使える月間シフト表のExcelテンプレートを無料で配布しています。
シフト表の作り方や、作るときのコツもあわせて解説します。
シフト表テンプレート(Excel)の特長
- 年と月を入力すると、日付と曜日が自動で切り替わる（月末日も自動調整）
- 早番・日勤・遅番・夜勤・公休・有給の記号をリストから選んで入力
- スタッフごとの出勤日数・公休・有給・夜勤の回数を自動集計
- 日ごとの早番・日勤・遅番・夜勤の人数を自動集計
- 土日は色付き、休みは赤字で表示（15名・A4横1枚）
シフト表の作り方
1. 必要な人数と時間帯を決める
曜日や時間帯ごとに、何人のスタッフが必要かを決めておきます。
来客が多い曜日や繁忙期は、多めに人数を配置できるよう計画しましょう。
2. スタッフの希望を集める
休みの希望や勤務できる時間帯を、締め切りを決めて集めます。
提出のルールをそろえておくと、シフトを組む作業がスムーズになります。
3. 記号でシフトを入力する
テンプレートでは、セルを選ぶと記号のリストが表示されます。
勤務の記号と時間帯は、表の下の凡例で確認できます。
| 記号 | 勤務区分 | 時間の例 |
|---|---|---|
| 早 | 早番 | 7:00〜16:00 |
| 日 | 日勤 | 9:00〜18:00 |
| 遅 | 遅番 | 13:00〜22:00 |
| 夜 | 夜勤 | 22:00〜翌7:00 |
| 休 | 公休 | ― |
| 有 | 有給休暇 | ― |
勤務時間は職場にあわせて、凡例の文字を書き換えて使ってください。
4. 人数の過不足を確認する
表の下に、日ごとの早番・日勤・遅番・夜勤の人数が自動で表示されます。
必要な人数に足りない日がないか、偏りがないかを確認して調整しましょう。
シフト表を作るときのコツ
- 特定のスタッフに負担が偏らないよう、出勤日数と夜勤回数をそろえる
- 遅番の翌日に早番を入れるなど、休息時間が短くなる組み方を避ける
- 週の労働時間が法定労働時間（原則週40時間）を超えないか確認する
- 確定したシフトは早めに共有し、変更があればすぐに知らせる
シフトどおりに勤務した時間は、タイムカードで記録して、実際の勤務時間と照らし合わせましょう。
よくある質問
Q. 15名より多いスタッフを管理できますか。
A. 行をコピーして追加すれば使えます。
集計の数式も一緒にコピーしてください。
Q. 記号を増やしたい場合はどうすればよいですか。
A. データの入力規則でリストに記号を追加し、集計欄のCOUNTIF関数にも同じ記号を追加してください。
Q. スマホで見られますか。
A. ExcelアプリやGoogleスプレッドシートで開けば、スマホでも確認できます。
あわせて使いたいテンプレート
まとめ
シフト表は、必要な人数を確保しながら、スタッフの負担が偏らないように組むことが大切です。
テンプレートを使えば、記号を選ぶだけで出勤日数や日別の人数を自動で確認できます。
毎月のシフト作成の手間を減らすのに役立ててください。
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